AL_05

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１　フィールドのプロパティ
フィールドごとに、入力するデータの型や、フィールドを表示する書式を設定していく必要があります。
＜ふりがなのプロパティ＞
漢字の「氏名」と、ふりがなの「シメイ」で入力作業を２回続けることは、能率的ではありません。そこで、漢字の「氏名」を入力したときの変換前のふりがなを、自動的に「シメイ」に反映させるように設定します。
ふりがなのプロパティ

＜住所のプロパティ＞
住所の一部を入力すると７桁の郵便番号を自動的に表示したり、逆に７桁の郵便番号を入力すると住所（番地を除く）を自動的に表示したりする機能があります。

＜電話番号のプロパティ＞
市外局番のように、入力する書式が決まっているものを「定型入力」といいます。

＜ルックアップ機能＞
性別は、「プルダウンメニュー」から選択して入力する方が便利です。

ここでいったん、テーブルを保存しましょう。

２　データの入力
「生徒名簿」のテーブルについて、プロパティの設定が完成しました。実際にデータを入力しましょう。

「電話番号」フィールドに、「ＴＡＢ」キーで移動した場合は、「Ｆ２」キーを押すと定型入力の書式が表示されます。

＜オートナンバー＞
レコードを入力した順番に、Accessが自動的に通し番号をつけてくれる機能をいいます。主キーとなるフィールドについては、オートナンバー型にしておくと便利です。ただしオートナンバー型にした場合、レコードを削除すれば、その番号は欠番となり、新たなデータを入力してもその番号は二度と使われなくなります。

＜オートナンバー型の欠番を埋める方法：ちょっと高度なテクニック＞

手順としては、テーブルをデザインビューで表示して、いったんオートナンバー型の欠番があるフィールドを切り取り、再度貼り付けるとよい。ただし、操作を誤るとデータが復元できなくなるので注意を要する。
１　オートナンバー型の欠番を埋めるテーブルを、デザインビューで表示する。
２　主キーが設定されているオートナンバー型のレコード全体をクリックして、「Ctrl」＋「X」
３　確認のメッセージ「指定したフィールドを削除すると…」→　「はい（Ｙ）」
４　再度、確認のメッセージ「'○○'フィールドを削除すると…」→　「はい（Ｙ）」
５　そのままの状態で、「Ctrl」＋「V」
６　ツールバー上の「主キー」をクリックして、主キーを設定
７　「ビュー表示の切り替え」をクリックして、データシートビュー表示にする。
８　確認のメッセージ「まずテーブルを保存する…」　→　「はい（Ｙ）」
以上の操作で、欠番がなくなったことが確認できる。

＜一度削除したレコードは、戻せない！＞
Accessの場合、「Delete」キーをクリックすれば、簡単にレコードを削除することができます。しかし一度削除したレコードを復元することはできません！これは他のアプリケーションとは異なり、すぐにレコードの削除をＤＢファイルに反映させるためです。したがって、重要なデータを扱う場合は、はじめにＤＢのバックアップをとっておくように心がけましょう。

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